开始云助力海能达跨国文件存储与协作(组图)

admin2018-06-03 20:07:03

 

(原标题 :开始云助力海能达跨国文件存储与协作(组图))

  海能达通信股份有限公司成立于1993年  ,是服务全球的专网通信解决方案及设备供应商 。成立13年来  ,海能达建立了覆盖全球大部分地区的营销网络 ,在全球设有近30个分支机构  。   在公司的全球化发展中,信息化建设一直是海能达协同全球分公司 、升级企业管理的重要手段 。从1993年至今  ,海能达相继和SAP 、微软 、用友等国内外知名企业合作上线了销售、采购、财务、协同等各类办公系统 ,使企业办公标准化 、流程化  ,增强各个分公司间的协作效率 。可以说 ,在信息化建设方面,海能达有着严格的标准和显著的成果 ,在整个同类行业中都属于佼佼者  。   海能达发展的管理掣肘共享文件夹与FTP   在海能达原来的信息架构中 ,采用共享文件夹与FTP服务器作为公司的主要两种文件协同手段 。在国内总部的日常工作当中 ,都是采用共享文件夹的方式来进行文件分享和协作 。在与国外分公司、经销商、客户等之间则通过架设FTP服务器来建立文件联系  。   1.共享文件夹的弊端   第一 ,共享文件夹只能在局域网内使用。假如一些资料需要外发 ,而邮件附件又满足不了时,共享文件夹就失去了作用 。这也是为什么海能达依然要架设FTP服务器来与分公司 、经销商 、客户等建立联系。   第二,共享文件夹一般只存储在单台电脑中,不仅容量 。掖娲⒌奈募狈ο低车姆掷。当用户需要存储的文件体量大 、类别多时 ,为了方便管理而不得不开设多个或大或小的共享文件夹  ,这无疑又为企业增加了管理难度 。   第三 ,共享文件中虽然也可为访问用户设置权限 ,但是设置过程非常繁琐。而且 ,权限类型单一固定,不能有效的对不同人员进行授权 ,管理十分复杂 。   第四,当共享文件夹中的文件被修改  、删除时  ,没有任何历史信息能够供人查看 。假如一份文件被误改误删 ,不仅造成了损失,而且追究不到最终责任人 。   第五 ,共享文件夹的建立并不是十分稳定。一旦崩溃,不单单是重建共享文件夹那么简单,原来存储的文件也有可能发生损坏、丢失 。   在企业当中  ,共享文件夹是最原始的文件协作方式  ,其风险远远大于它所带来的便利。在海能达与海外分公司 、经销商 、客户发生文件传输时 ,一般是采用FTP服务器  。   2.FTP的弊端   首先 ,FTP服务器对于国内外的网络 、带宽等有一定的要求。服务器架设在国内,那么海外公司的文件上传和下载速度就会受到一定限制 ,速度将会变慢。   其次 ,FTP的密码安全策略不够完善 。在FTP客户端与服务端之间 ,文件数据一般采用明文的方式进行传输 ,即使采用SSL进行加密,也会受到FTP自身工作方式的影响 ,很难保护数据传输的安全性 。而且 ,FTP只能用来进行文件的上传和下载 ,如果需要对文件进行一定编辑 ,则必须将文件下载到本地之后才可修改 。从本质上来说 ,它只是一个用来传输文件的工具  。海能达与海外市场的业务关联十分密切 ,仅仅是FTP并不能满足其对文件传输  、协同的要求。   因此 ,不论是国内还是国外 、共享文件夹还是FTP服务器 ,均不能满足海能达对文件存储 、处理 、协同 、传输等方面的更高要求  。在经过慎重的考察 、筛选和抉择之后 ,海能达最终选择了与开始云进行合作 ,在全公司施行一套完善的文件管理解决方案 。   1.存 、管 、发全面取代共享文件夹与FTP   海能达首先要解决的是文件存储和使用的问题 。以KASS企业内容管理系统为根本,为海能达搭建起标准 、统一的文件管理平台,取代内部的各种共享文件夹 。用户不论是在国内还是国外,都可以通过网页、客户端、移动端登录到系统中。   1)构建存储结构,多维管理企业文件   通过文件树状结构图  ,与公司现有的组织架构相同步 ,使各分公司 、各部门、各小组均有专属的文件存储目录 。摆脱杂乱无章的共享文件夹 ,让每一个文件都存储在它最适合存在的地方  。同时  ,划分细致的文件分类,打破单一维度的识别困扰,为文件增加各种个性化属性、标签  ,建立起多维度的文件存储体系。   2)建立权限体系 ,加强文件保护   企业文件不仅要存  ,更需要管  ,权限就是加在文件上面的一把锁 ,KASS企业内容管理系统使这把锁更坚固 ,类型更多样。KASS企业内容管理系统共拥有可见 、创建文件 、创建文件夹 、预览 、下载、打印 、修改 、删除  、完全控制九种常见权限类型  ,覆盖文件的所有操作  。每一种权限都可以自由组合 ,并且可以对文件 、文件夹和用户单独授权 。从权限的授予 、获取到监督,让每一份文件都处在最安全的保护当中。   并且 ,KASS企业内容管理系统也让文件彻底摆脱无监管的状态  ,上传、修改、移动 、删除等任何文件操作行为都会被详细的记录下来 ,让责任追踪到人 。   3)统一文件发布渠道 ,降低传播成本   有了KASS企业内容管理系统之后 ,当人力资源部再次向全体员工分发资料时,不再需要邮件 、也不再需要共享文件夹 ,只需在系统中将文件一键发布 。那么 ,所有人都会收到文件的查收消息 ,根据被赋予的查看 、下载等权限对文件进行相关操作 。不用担心文件被修改或删除 、不用再发邮件去一个个通知提醒  ,让文件分发一步到位 ,提高工作效率。   4)简化文件外发 ,提高安全与效率   在文件外发方面,KASS企业内容管理系统特色的文件外链功能完美取代了FTP 、邮件、QQ  、U盘等文件传输形式 。当国内总部需要向客户发一份产品的最新资料时 ,可以在系统中将这份文件形成一个链接的形式发送给对方 ,客户只需要点击链接即可直接预览或下载这份文件。不论是国内还是国外 ,文件传输都能够更安全 、更高效 。   5)打造企业文库,展示企业风貌   针对海能达众多的海外分公司、经销商和客户  ,开始云为海能达定制开发了专属的企业文库。所有对外展示的产品资料 、销售信息等均可放置于企业文库中 ,供系统外用户自主预览和下载。文件资源库不仅加强了公司 、经销商、客户之间的联系,提高了沟通效率 ,更是展示了海能达良好的企业风貌 。   2.提供配套智能硬件 ,管理企业信息入口   提供与系统配套的智能硬件是KASS企业内容管理系统的亮点之一。因此 ,KASS企业内容管理系统与理光(中国)战略合作 ,推出了开始云配套智能硬件智能多功能一体机 ,帮助企业从信息的入口开始全程管理文件。KASS企业内容管理系统作为企业文件的物流中心 ,完成了从信息采集、筛选 、编辑、分发的所有历程 。   不论是纸质文件扫描成的电子文件 ,还是邮件、传真等都能够通过开始云配套的智能硬件多功能一体机直接归档到KASS企业内容管理系统中存储  、分类和编辑 ,得到全方位的管理和保护 。无需再次上传 ,避免了文件分散与信息泄露的风险。反之  ,系统中的所有文件均可通过开始云配套智能硬件进行打印 、外发,无需下载传递 ,从而降低了企业的耗材采购成本 ,实现高效、绿色的企业办公 。   3.集成企业IT系统,提高工作效率   KASS企业内容管理系统还可与海能达的企业系统门户网站 、OA系统等集成 ,可直接进行登录跳转,无需再次输入账户信息;为企业的内 、外网不同用户定制不同的展示页面 ,根据网络IP  、用户ID等来判断用户的类别 、权限等信息 ,将企业自身用户与经销商等实现隔离 ,在提高企业办公效率的同时全面保护企业的信息安全 。   开始云   KASS企业内容管理系统是开始云旗下的核心产品之一。开始云是国内首家企业内容管理云端解决方案提供商 ,专注企业内容管理10余年 ,秉承着开启知识传承,始于文件管理的核心产品理念 ,打造了开始云办公平台 、KASS企业内容管理系统、KFS私有云存储系统、开始文件盒子等多个核心产品  。   其中,自主研发的KASS企业内容管理系统与KFS私有云存储系统,是业内真正具备EB级海量文件集群能力的内容管理产品,并已建立了企业咨询、方案制定 、项目实施、产品培训 、售后支持等一整套服务体系 。   迄今为止 ,开始云已经为超过50000家企业 、300万用户提供了完善的内容管理解决方案 。   来源:黔讯网

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